Nafasi ya Kazi: Katibu (Secretary) — Ujumbe wa Umoja wa Ulaya (EU) Tanzania na EAC (Septemba 2025)

AJIRA UPDATES > WHATSAPP

Nafasi ya Kazi: Katibu (Secretary) — Ujumbe wa Umoja wa Ulaya (EU) Tanzania na EAC (Septemba 2025)

Waajiri: EU Delegation to the United Republic of Tanzania and the East African Community (EAC), Dar es Salaam
Cheo: Secretary (Local Agent Group 3) – Political, Press & Information Section (PPI)
Aina ya Mkataba: Miaka 2, majaribio miezi 9 (inaweza kuongezwa kulingana na mahitaji na utendaji)
Muda wa Mwisho wa Maombi: 14 Septemba 2025 saa 23:59 (saa za ndani)
Mshahara wa Kuanzia: Kuanzia takriban TZS 3,271,902 (kulingana na uzoefu uliothibitishwa) pamoja na kifurushi cha manufaa kwa masharti maalum

Utangulizi

Umoja wa Ulaya (EU) una ofisi za kibalozi zaidi ya 140 duniani zinazojulikana kama EU Delegations. Ujumbe wa EU nchini Tanzania na kwa Jumuiya ya Afrika Mashariki (EAC) ni ofisi kamili ya kibalozi inayoratibu diplomasia, habari kwa umma na ushirikiano wa maendeleo kwa niaba ya EU. Kupitia nafasi hii ya Katibu ndani ya Political, Press & Information Section, utaunga mkono shughuli za kila siku, mawasiliano, na uratibu wa miradi, mara nyingine ukiwa na saa zisizo za kawaida kulingana na mahitaji ya ofisi.

Umuhimu wa Kazi Hii

• Kiungo cha utendaji: Unarahisisha ratiba, mikutano, safari, uchakataji wa barua pepe/nyaraka na filing—moyo wa utendaji wa kitengo cha PPI.
• Mahusiano ya kidiplomasia: Unasaidia kudumisha uhusiano mzuri na balozi za Nchi Wanachama wa EU, washirika wa maendeleo na wadau wa miradi.
• Uhamasishaji na mawasiliano: Unashiriki katika maandalizi ya hafla za uhamasishaji, nyenzo za utangazaji na usimamizi wa majukwaa ya mitandao ya kijamii.
• Uadilifu wa kumbukumbu: Unahifadhi nyaraka (unclassified) kwa usahihi—kuhifadhi, kutunza na kuharibu inapohitajika.

Majukumu Makuu

• Kazi za ukatibu: kupanga diaries, kuchuja simu, kupanga mikutano na safari, kusimamia barua/mawasiliano na filing.
• Kudumisha mahusiano kazi chanya na balozi za EU Member States, development partners na wadau wa miradi.
• Kutoa usaidizi wa jumla wa usimamizi wa miradi na taarifa zinazohitajika na kitengo/ Mkuu wa Kitengo.
• Kuratibu wakala/washauri (consultancies) na wageni wanaohusiana na programu au kandarasi za kitengo.
• Kusaidia usindikaji wa ripoti za habari za kila siku na maudhui ya mawasiliano/utekelezaji wa hafla za visibility na mitandao ya kijamii.
• Kuwakilisha Ujumbe wa EU kwenye hafla za ndani inapohitajika.

Sifa za Mwombaji

Vigezo vya Lazima

• Shahada ya Secretarial Studies au sifa inayolingana.
• Uzoefu wa angalau miaka 3 katika kazi zinazohusiana.
• Ufasaha wa Kiingereza na Kiswahili (maandishi na mazungumzo).
• Uwezo wa kutumia Microsoft Office, Excel na Outlook.

Vigezo Vinavyoongeza Thamani (Assets)

• Mafunzo/uzoefu wa kazi za secretarial au archiving.
• Ujuzi wa lugha ya ziada ya Ulaya.
• Uzoefu na document management systems.

Masharti ya Mkataba na Manufaa

• Mshahara wa msingi kulingana na uzoefu uliothibitishwa (typical starting kuanzia TZS 3,271,902).
• Benefits package (kwa masharti maalum): likizo binafsi, sikukuu, bima ya afya, na mpango wa akiba ya kustaafu.
• Mkataba wa miaka 2 na kipindi cha majaribio cha miezi 9.

Jinsi ya Kuomba Nafasi Hii

1. Andaa nyaraka zako:
   • Barua ya maombi (Cover Letter) kwa Kiingereza ikieleza motisha yako.
   • CV kwa muundo wa Europass (tumia kihariri rasmi cha Europass).
2. Tuma maombi kwa barua pepe: eeasjobs-207@eeas.europa.eu ukiweka somu (subject): “Secretary-157075”.
3. Muda wa mwisho: Hakikisha barua pepe yako imefika si baadaye ya 14 Septemba 2025, saa 23:59 (saa za ndani).
4. Maelekezo ya Mchakato: Maombi yanayokidhi vigezo yatachunguzwa na Selection Committee. Kutegemea idadi ya waombaji, huenda kukawa na shortlisting, practical tests na interviews. Utapewa taarifa hatua kwa hatua iwapo utaendelea.

Kwa vidokezo vya kuandaa CV na barua ya maombi kwa ushindani, tembelea Wikihii. Pia, pata updates za nafasi mpya kwa kujiunga na Wikihii Updates (WhatsApp Channel).

Changamoto za Kawaida kwenye Kazi Hii

• Uratibu wa kalenda nyingi: Kukutana na wadau mbalimbali (balozi, washirika wa maendeleo, miradi) huku ukidhibiti vipaumbele vya haraka.
• Uthabiti wa nyaraka: Filing na archiving ya kumbukumbu (unclassified) kwa umakini na kufuata taratibu.
• Hafla na mawasiliano ya umma: Ratiba kubadilika ghafla, mahitaji ya visibility na usimamizi wa maudhui ya mitandao ya kijamii.

Mambo ya Kuzingatia Ili Kufaulu

• Umakini kwa undani: Onyesha mifano ya kazi zako zilizohitaji accuracy (ratiba, nyaraka, ripoti).
• Ustadi wa mawasiliano: Uandishi mzuri, lugha rasmi, na staha unapowasiliana na wadau wa kidiplomasia.
• Kujipanga vizuri: Tumia mbinu za kudhibiti muda (mf. calendar blocking, task lists) na ufuatiliaji wa maamuzi ya mikutano.
• Uhodari wa ofisini: Microsoft Office (hasa Outlook/Excel/Word/PowerPoint) na msingi wa document management.

Usawa wa Fursa (Equal Opportunities)

EU inatekeleza sera ya usawa wa fursa—kukuza usawa wa kijinsia na kuzuia ubaguzi. Waombaji wenye sifa kutoka makundi mbalimbali wanahimizwa kuomba ili kujenga mahali pa kazi penye heshima, thamani sawa na fursa za kufikia ubora.

Viungo Muhimu

• EU Delegation to Tanzania & EAC — Tovuti Rasmi
• Europass CV — Tengeneza/Hariri CV yako
• European External Action Service (EEAS) — Mlangoni
• East African Community (EAC) — Tovuti Rasmi

Hitimisho

Hii ni nafasi ya kipekee kwa mtaalamu wa ukatibu aliye tayari kufanya kazi katika mazingira ya kidiplomasia na ya kimataifa. Ikiwa una sifa na motisha zinazotakiwa, andaa Cover Letter (Kiingereza) na Europass CV, kisha tuma barua pepe kwenda eeasjobs-207@eeas.europa.eu ukiweka somo “Secretary-157075” kabla ya 14 Septemba 2025. Kwa nafasi zaidi na miongozo ya ajira, tembelea Wikihii na ujiunge na Wikihii Updates kupata taarifa papo hapo.